楽天市場の受注管理代行とは？業務内容から効果まで徹底解説
累計1,000社以上の支援実績があり、年間広告費10億円以上の支援実績を持つProteinumが、楽天市場の在庫管理代行ついて業務内容から効果までわかりやすく徹底的に解説します。
楽天市場の受注管理代行が対応する業務は多岐にわたります。
通常の注文処理や決済確認、配送指定・ギフト設定の反映に加えて、顧客対応フローの整備に加えて、業者によっては運用マニュアルの作成まで任せられる点が大きな特徴です。
受注管理は店舗評価やレビューに直結する重要領域のため、専門業者に任せることで運用の精度・スピード・安定性が大幅に向上します。
【受注管理代行の業務内容と効果】
| 区分 | 代行の業務内容 | 具体的な効果・価値 |
|---|---|---|
| 一定の注文処理スピード | 専門スタッフが複数店舗の注文を常時処理し、注文数が増えても処理速度が低下しない体制を構築する。 | スーパーSALEや買い回りでも処理が滞らず、発送リードタイムが安定する。 |
| 配送指定・ギフト設定のミスが減少 | 日時指定・ラッピング・のし設定など、ミスが起きやすい項目を専用フローでチェックし、反映漏れを防ぐ。 | 配送ミス・ギフト不備によるレビュー悪化やクレームを大幅に減らせる。 |
| スムーズな決済確認と発送 | 後払い・銀行振込など、入金状況や審査結果を代行側で一括管理し、確認漏れを防ぐ。 | 出荷遅延が減り、未入金発送や確認遅れによるトラブルも防止できる。 |
| 顧客対応の品質安定化 | 住所不備、配送日の変更、内容確認など、注文後の顧客対応も代行側で対応し、やりとりを円滑化する。 | 問い合わせ対応が早くなり、トラブルが長期化せずレビュー改善につながる。 |
Contents
楽天市場の受注管理とは？どんな業務が含まれるのか
受注管理における業務内容は4つあります。
本章では、実際にRMS内の受発注管理機能（R-Backoffice）の流れに沿って、ステップ形式で解説していきます。
【受注管理業務の５つのステップ】
| 業務区分 | 役割・内容 | 重要ポイント |
|---|---|---|
| ➀新規注文の確認 | 「注文確認待ち」に溜まる新規注文を精査し、受注として処理するか判断する工程。 | この段階の判断ミスが後の配送・決済・顧客対応に大きく影響する。 |
| ②注文の確定 | 楽天側で決済審査と不正チェックが行われ、承認後に「発送待ち」に進む。 | サンクスメールの送信は契約成立を意味し、EC運営で最重要の手続き。 |
| ③出荷準備 | 納品書・ピッキングリストを出力し、倉庫やスタッフが梱包作業を行う。 | 受注確認の精度が、そのまま誤発送の防止につながる。 |
| ④発送情報の登録 | 発送日・配送会社・伝票番号をRMSに登録し、注文ステータスを更新する。 | ステータス更新の遅れはレビュー悪化につながりやすい。 |
ステップ➀：新規注文の確認
楽天では新しい注文が入ると、自動的に「注文確認待ち」というステータスに蓄積されていきます。
この段階では、まだ店舗側が内容を承認しているわけではなく、いわば“仮受付”の状態です。楽天から送られる自動メールにも「ショップによる確認が行われて初めて契約が成立します」と明記されています。
このフェーズでは、注文内容が正しいか、配送や支払いに問題がないかを丁寧に確認し、受注として確定させるかどうかを判断します。問題がなければステータスを進め、本格的な処理工程に移行します。
ステップ②：注文の確定
店舗が受注を確定すると、楽天側で決済処理や不正注文のチェックが自動的に行われ、「注文処理中」へとステータスが変更されます。クレジットカードや後払い決済の審査がここで行われ、承認されれば注文は「発送待ち」へと自動で進みます。
前払い（コンビニ・銀行振込）の場合は入金待ち状態となり、入金が確認できると同様に「発送待ち」に移動します。
一定期間入金がなければ自動的にキャンセルされる仕組みも備わっています。
このタイミングで必ず送信すべきなのが 注文確定メール（サンクスメール） で、これを送ることでお客様との売買契約が正式に成立します。
また、この段階で最も重要なのが サンクスメール（注文確定メール）の送信 です。これはECにおける「売買契約成立」を証明する極めて重要な工程です。
ステップ③：出荷準備（明細出力・ピッキング指示・梱包作業）
決済審査や入金確認を通過した注文は「発送待ち」となり、実際の出荷工程に入ります。
注文に基づいて納品書やピッキングリストを出力し、倉庫または社内の出荷担当者が商品をピックアップ・梱包します。
このステップ自体は物理作業が中心ですが、前段の確認工程に誤りがあると誤発送につながるため、受注管理の正確さがそのまま出荷品質に影響する重要なフェーズです。
ステップ④発送情報の登録
発送が完了したら、RMSで以下の情報を登録します。
- 発送日
- 配送会社
- 送り状番号
これらを登録するとステータスが「発送済み」に切り替わり、楽天側の請求処理も確定します。
同時に購入者へ発送完了メールが届き、マイページでも「発送済み」と表示されます。
発送情報の反映が遅れると、問い合わせ増加や低評価の原因になるため、受注管理の中でも特に遅延が許されない工程です。
楽天市場の受注管理が難しい理由とは？発生しやすい問題と原因を整理
楽天市場の受注管理は、一見シンプルに見えますが、実務では多くの例外処理や細かな判断が求められるため、運営難易度が高い領域です。
特に、注文内容の解釈の違い・配送指定の見落とし・ギフト設定の処理ミスなど、ほんの小さな確認漏れが後の重大なトラブルにつながりやすい特徴があります。
弊社ご支援をさせていただいているクライアント様でも受注管理に関するご質問は度々いただきます。
本章では、そんな受注管理業務で、実際の現場で特に起きやすい問題を３つご紹介いたします。
【店舗がつまづきやすい3つの課題】
| 課題 | 内容 | リスク・影響 | ポイント（注意点） |
|---|---|---|---|
| 配送指定・時間帯指定の反映漏れ | 希望日の選択が選択肢や備考欄に分散して入力されるため、見落としが起きやすい。 | 配送希望の不一致によるクレーム、レビュー低下、顧客満足度の悪化に直結。 | 各種指定日は必ず確認し、RMSに正確に反映することが重要。特にセール期間は注意。 |
| ギフト設定（ラッピング・のし）のミス | のし種別・表書き・名入れ・ラッピングなど、確認項目が多く繁忙期にミスが増えやすい。 | 包装ミスによる返品・低評価の発生。ギフト系商材では信頼低下につながりやすい。 | 母の日・クリスマスなどイベント時は特にミスが増えるため二重チェック体制が必須。 |
| 決済確認の遅れ（後払い・振込） | 入金確認や審査状況の追跡を後回しにしがちで、注文ごとに状態が異なるため漏れやすい。 | 発送遅延、未入金発送のリスク、リードタイム増大、クレーム発生。 | 最も発生しやすい課題。チェックをルーティン化し、日次で漏れなく確認する体制が必要。 |
配送指定・時間帯指定の反映漏れが起こりやすい
楽天の購入者は「日時指定」を希望する割合が高く、注文画面で配達希望日・時間帯を細かく設定できる仕様になっています。しかし、指定が選択肢に紛れていたり、備考欄に記入されているケースも多く、確認漏れが発生しやすいポイントです。
希望日が反映されないまま発送されると、レビューの悪化やクレームにつながるため、受注管理の中でも最も慎重な対応が求められる領域です。
各種指定日は必ず確認し、RMS上に正確に入力しましょう。
ギフト設定（ラッピング・のし）のミスが評価低下に直結する
ギフト注文は「のしの種類」「表書き」「名入れ」「ラッピングの有無」など、確認すべき項目が多く、繁忙期にはミスが増える傾向があります。
ギフト対応は購入者が最も重視する項目のひとつで、間違えると返品や低評価につながりやすいのが特徴です。
特に母の日・父の日・クリスマスといったイベントシーズンでは注文数が急増するため、手動運用では品質管理が追いつかないケースが多く見られます。
ギフト系商材において、包装ミスや低レビューは致命的なので徹底して確認しましょう。
決済確認（後払い・振込）の遅れが出荷遅延を引き起こす
楽天では、後払い決済や銀行振込など、入金確認が必要な決済方法が多数あります。
審査の通過状況や入金タイミングは注文ごとに異なるため、確認作業を後回しにすると、出荷が遅れたり、未入金のまま商品を発送してしまうリスクが発生します。
特に繁忙期は未処理注文が溜まりやすく、入金状況の把握に時間がかかるため、発送までのリードタイムが伸びる原因になります。
リードタイムが伸びた結果、顧客満足度の低下やクレームなどにつながることも十分にあります。そして、この問題は左記に紹介したどの問題よりも発生しやすいです。ルーティンタスク化して漏れがないようにしましょう。
楽天市場の受注管理代行とは？何が改善するのか？
受注管理代行は、単なる作業代行ではなく、注文処理の精度・スピード・安定性の3つを同時に改善するサービスです。
本章では、受注管理代行の４つの業務内容と実感できる効果を整理していきます。
【在庫管理代行の業務内容と効果】
| 区分 | 代行の業務内容 | 具体的な効果・価値 |
|---|---|---|
| 一定の注文処理スピード | 専門スタッフが複数店舗の注文を常時処理し、注文数が増えても処理速度が低下しない体制を構築する。 | スーパーSALEや買い回りでも処理が滞らず、発送リードタイムが安定する。 |
| 配送指定・ギフト設定のミスが減少 | 日時指定・ラッピング・のし設定など、ミスが起きやすい項目を専用フローでチェックし、反映漏れを防ぐ。 | 配送ミス・ギフト不備によるレビュー悪化やクレームを大幅に減らせる。 |
| スムーズな決済確認と発送 | 後払い・銀行振込など、入金状況や審査結果を代行側で一括管理し、確認漏れを防ぐ。 | 出荷遅延が減り、未入金発送や確認遅れによるトラブルも防止できる。 |
| 顧客対応の品質安定化 | 住所不備、配送日の変更、内容確認など、注文後の顧客対応も代行側で対応し、やりとりを円滑化する。 | 問い合わせ対応が早くなり、トラブルが長期化せずレビュー改善につながる。 |
在庫管理代行が提供するサービスは大きく5つ
- 一定の注文処理スピード
- 配送指定・ギフト設定のミスの減少
- スムーズな決済確認と発送
- 顧客対応の品質安定化
一定の注文処理スピード
受注管理代行は、複数店舗の注文処理を日常的に扱うため、波動のある注文数にも対応できる安定した処理キャパシティを持っています。通常であれば注文量が急増した際に処理が追いつかなくなるところを、代行側では専門チームが並行対応するため、処理速度が落ちません。
特に楽天ではお買い物マラソンやスーパーSALEなどのイベントにより突発的に注文数が跳ね上がるタイミングが多くあるため、外注の有無で出荷までの安定性が大きく変わります。
代行業者を利用することで、繁忙期でも出荷までのリードタイムが乱れず、欠品・遅延レビュー・クレームの発生を最小限に抑えられます。
配送指定・ギフト設定のミスの減少
配送日・時間帯指定はもちろん、ギフト包装やのし設定など、楽天特有の細かいオプションはミスの発生しやすい領域です。
代行業者はこれらの項目を確実に処理するための チェックシート／二重チェックフロー／専用マニュアル を用意しており、反映漏れを体系的に防ぎます。
その結果、代行業者を利用することで配送設定・ギフト設定の誤りによる「低評価」「クレーム」「返品」などの重大リスクが大幅に減少します。
スムーズな決済確認と発送
後払い・銀行振込など、楽天には入金確認が必要な注文が多いです。ついつい後回しにしがちな決済確認業務ですが、この確認工程が遅れると出荷全体の遅延につながります。
代行業者の中には、決済ステータスをまとめて管理する仕組みを持っている業者もおり、注文ごとの審査状況や入金状況をリアルタイムに把握できます。
さらに、代行業者を利用することで「前払い注文の入金期限フォロー」や「状況別の迅速なステータス更新」も行っており、決済関連の例外処理にもスムーズに対応するため、発送が滞りなく進み、遅延レビューが発生しにくくなります。
顧客対応の品質安定化
住所不備・日時変更・内容確認など、受注後に発生する顧客連絡も代行側で対応可能です。
受注後の問い合わせは、短いメッセージのように見えて実際には手間と判断が多く含まれます。
住所不備の修正、配送日時の変更依頼、注文内容の再確認など、早めに解決しなければ発送遅延やトラブルにつながるものばかりです。
経験豊富な代行業者を利用することで「ブランドトーンに合わせたメール対応」「不備の早期解消」や「スピーディーな顧客フォロー」が期待できます。
結果、問い合わせ対応のばらつきがなくなり、レビュー改善にも直結します。
楽天市場の受注管理に関するよくある質問
Q1：受注管理だけ外注することはできますか？
A1：可能です。
むしろ楽天の運営においては、受注管理・在庫管理・商品ページ制作・広告運用というバックヤード業務がそれぞれ独立しているため、「受注管理だけ外部に任せたい」という依頼は非常に多いです。
Q2：繁忙期だけ依頼することは可能ですか？
A2：可能な業者が多いです。
繁忙期のみの依頼は季節性商材を扱っている店舗様で稀に見られます。代行業者側も繁忙期の対応に慣れており、セール用の専用フローや高速処理体制が整っているケースが多いため、安定した運用が期待できますが、契約内容は必ず確認しましょう。
Q3：ギフト対応の細かいルールにも対応できますか？
A3：可能です。
店舗によって顧客対応のニュアンスや世界観は大きく異なるため、受注管理代行側でマニュアル化された定型文をそのまま使うのではなく、店舗のトーン＆マナーに合わせたメールテンプレートを作成できます。
Q5：どのくらいの注文量から外注を検討すべきですか？
A5：一般的には月300〜500件を超えると受注管理の負荷が大きくなり、外注の効果を感じやすくなります。
SKUや注文内容が複雑な店舗では、200件程度でも外注メリットが現れます。「忙しくなる前」に依頼するほうが安定運用につながります。
まとめ｜楽天市場の受注管理業務はルーティン化と正確さが命
いかがでしたでしょうか。
楽天市場の受注管理は、単に注文を処理するだけの作業ではなく、「配送指定の反映」「ギフト設定」「決済確認」「顧客対応」など多くの工程が連動してはじめて成立する、非常に精密な運用領域です。
配送指定漏れやギフト設定ミス、入金確認の遅れは、そのまま発送遅延や低評価につながるため、売上や店舗評価に直結する重要なバックヤード業務といえます。
最後に本記事の要点をまとめました。
- 楽天市場の受注管理は「新規注文確認 → 受注確定・決済処理 → 出荷準備 → 発送情報登録」の4工程で構成され、どの工程も細かな確認作業が多くミスが起きやすい
- セールや繁忙期には注文が急増し、手動運用では処理が追いつかず、遅延やクレームにつながるリスクが高まる
- 外注を利用すると、受注処理の速度と精度が安定し、ギフト対応や決済確認のミスが大幅に減る
- 顧客対応もスムーズになり、店舗評価やレビュー改善に繋がる
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